FAXってビジネスフォンでも使えるの？ビジネスフォンでFAXを使用する際の注意点とは？
ビジネスフォンを利用している企業では、ビジネスフォンをＦＡＸとして利用することができる場合があるんだ。
今回の記事では、どんなケースならビジネスフォンでＦＡＸを受けることができるのか、ビジネスフォンをＦＡＸにつなげるメリットやデメリットについて、チェックしていこう。
オフィスにおいて、FAXは欠かせない機器のひとつです。
Webサービスやメールなどのデジタル媒体での資料・注文のやり取りが増えているものの、いまだにFAXはビジネスに活用されています。
FAXの中には、ビジネスフォンと接続できるものもあり、コスト節約などのメリットがあります。
本記事では、ビジネスホンとFAXをつなげられるのかとともに、接続するメリット・デメリットをご紹介します。
ビジネスホンとFAXを別々に設置している場合は、記事を参考にして接続を検討してみましょう。
パッとみでわかる目次
ビジネスフォンとFAXをつなげる事はできるの？
ビジネスフォンとFAXを接続するには？
まずビジネスフォンとFAXが接続できるのかを解説していきます。
接続できるケースとできないケースがあったり、電話番号の扱いに注意があったりするので、どのような時に接続できるかや接続する方法をおさえておきましょう。
ビジネスフォンとFAXを連携できるケースとできないケース
ビジネスフォンすべてがFAXと連携できるのではなく、できないケースもあります。
FAXと連携できるケースとしては、電話回線とFAX回線が別々の回線であるケースです。
単体で機能するので、接続しつつビジネスフォンもFAXも通常通り使用することができます。
一方、ビジネスフォンとFAXを連携できないケースは、同じ回線で共用している場合です。
どちらかが使えなくなってしまうので、注意する必要があります。
解決策として、単体電話アダプターを使用することで、ビジネスフォンとFAXの連携が可能です。
単体電話アダプターに接続することによって、ビジネスフォンを単体の電話と認識し、FAXとは別の扱いになります。
ビジネスフォンとFAXを連携したとき、別々に認識されるのでどちらも機能します。
FAX用の番号は必要か
ビジネスフォンとFAXを連携することで、ひとつの電話番号でどちらも使えると思いがちです。
実際は、ビジネスフォンとFAXそれぞれの電話番号を用意する必要があります。
ひとつの電話番号でも、電話の発着信・FAXはできますが、同時に利用したい時に支障が出ます。
例えば、ビジネスフォンに電話がかかってきて対応している時に、FAXの受信や送信はできません。
逆も同じで、FAX使用中はビジネスフォンで通話することはできなくなります。
電話とFAXを同時に使いたい場合は、FAX用の電話番号が必要です。
FAXの自動切換え機能を利用する
FAXによっては、自動切換え機能がついています。
自動切換え機能とは、着信に対して電話かFAXかを自動で判断し、切り換える機能です。
企業によっては、電話の頻度が多い、FAXの方が多く稼働しているなど、優先度が異なることもあるでしょう。
自動切換え機能には、電話優先モード・FAX優先モードの2つがあることが多いです。
電話優先モードでは呼び出しベルで着信を伝え、FAX優先モードでは呼び出しベルが鳴らず自動受信するなど、着信に対する反応が異なります。
営業時間や終業後の夜間などで使い分けると、ビジネスフォンとFAXを効果的に活用できるでしょう。
ビジネスフォンとFAXをつなげるメリット
つなげることで、様々なメリットがあります！
ビジネスフォンとＦＡＸをつなげると、社内でのデータのやり取りをスムーズに進める事ができるし、コスト削減になるというメリットがあるよ。
ビジネスフォンとFAXを別々に使用する場合に比べて、2つをつなげるとメリットが多いです。
より快適にFAXを使えるようになるだけでなく、FAXにかかっていたコスト削減も期待できます。
ビジネスフォンとFAXをつなげる3つのメリットをご紹介します。
通話中でもFAXを受けることができる
ビジネスフォンとFAXを同じ電話番号で使っている場合などには、同時に使えずビジネスフォンとFAXのどちらかしか使えません。
そこでFAXに別の電話番号を設定し、ビジネスフォンとつなぐことで、通話中でもFAXを受けられるようになります。
送信されるはずのFAXがすぐ届かないなどの悩みがなくなり、通話しながら送られてきた資料を確認することも可能です。
電話がかかってくる頻度と同じくらい、FAXの稼働率が高い企業・オフィスに嬉しい設備になるでしょう。
電話回線にかかる料金を抑えることができる
FAXを単独の電話回線で使っている場合は、ビジネスフォンとは別に料金がかかります。
接続方法はいくつか種類があり、アナログ回線・INS回線・ひかり回線などです。
接続方法にもよりますが、1台で2,000円前後の月額料金がかかります。
当然FAXの台数が増えると、コストが多くかかるので、運営状況によっては負担になるでしょう。
ではビジネスフォンとFAXのつなげた場合の料金はどのくらいかかるのでしょうか？
かかる料金は、主にFAX用の追加番号分のみであり、数百円で追加することができます。
ビジネスフォンの月額基本料金+追加番号料金数百円で、両方利用できるので大幅に費用を節約可能です。
内線同士であれば無料でFAXを送れる
ビジネスフォンとFAXをつなぐと、内線内のFAX機器同士で料金をかけずFAXのやり取りができます。
例えば、本来3階の部署に届くはずのFAXが1階の部署に届いたとします。
これまでコストを気にして直接渡しに行っていたなら、コストをなくしFAXで受け渡しできるようになります。
間違えて送られてきたときだけでなく、資料の伝達にも便利です。
また、拠点間を専用線でつなぎ、ビジネスフォンとFAXを連携している場合には、拠点間のFAX送信も無料となります。
会議資料の送信などに役立つでしょう。
その他にも回線に関わるメリットがあります。
電話番号とFAX番号を間違えて送信が行われたとき、ビジネスフォン側で手動転送することで、FAXで無事に受信可能です。
ビジネスフォンによっては、電話とFAXを自動で識別する機能があるので、FAXの誤着信を防ぐこともできます。
ビジネスフォンとFAXをつなげるデメリット
ビジネスフォンとFAXを接続するときの注意点！
ビジネスフォンとＦＡＸをつなげると、故障した時に、どこに原因があるのか、わかりにくいというデメリットがあるんだ。
その他にも、工事費用がかかるというデメリットもあるよ。
確かにビジネスフォンとFAXをつなげるメリットは多いですが、接続するための工事や故障時の対応などにはデメリットもあります。
導入時や導入後に注意が必要なので、メリットと合わせて、デメリットを把握しておきましょう。
専用の工事が必要
ビジネスフォンとFAXをつなぐためには、専用の工事が必要です。
専用の工事を行うためには、業者に依頼する必要があり、工事費用がかかります。
また工事には時間もかかるので、すぐにビジネスフォンとFAXをつなぐのは難しく、工事が終わるまで業務に支障が出るかもしれません。
一般的な工事内容としては、以下の通りです。
- ビジネスフォンの主装置のデータ設定費
- ビジネスフォンとFAXの配線工事
- 動作確認
主装置で連携に必要なデータ設定を行い、ビジネスフォンとFAXをつなぐ配線を設置するという流れです。
ビジネスフォンとFAXの接続を検討する場合は、専用の工事にかけられる予算の検討やスケジュール調整を欠かさずに行いましょう。
ビジネスフォンが故障した時にはFAXも使えない
ビジネスフォンとFAXをつなげる場合、ビジネスフォンの主装置を通して接続されています。
そのため、ビジネスフォンの主装置が故障すると、FAXも使用できなくなります。
電話ができないだけでなく、FAXの受信・発信もできなくなり、仕事に影響が出るかもしれません。
また故障をする前に、障害が発生したとき、原因を特定しにくいというデメリットもあります。
FAXが受信・発信できなくなった場合、FAXの設置に問題があるのか、ビジネスフォンに不具合が起きているのか、それとも電話回線が不調なのか、原因となる可能性がいくつかあり、見極めにくいです。
原因がわからないと、どの業者に依頼すべきかも決めにくく、復旧までに時間がかかるかもしれません。
ビジネスフォンの故障によるFAXへの影響が気になる場合は、ビジネスフォンとFAXをつなぐのは得策ではありません。
メリットを取るならば、故障や障害発生時の対応をあらかじめ決め、すばやく対応できるようにしましょう。
まとめ
メリットとデメリットを把握した上で、ビジネスフォンとＦＡＸをつなげるかどうかを検討してみよう。
ビジネスフォンとFAXをつなぐためには、専用の工事やFAX用の電話番号取得、自動切換え機能の使用などが必要です。
接続によるメリットは多く、FAXにかかる料金の節約や内線・拠点間での無料送信、通話中のFAX使用など、データのやり取りをスムーズにし、ビジネスを快適にしてくれます。
一方で、故障・不具合発生時に原因を特定しにくく対応が遅れやすいといったデメリットには、注意が必要です。
メリットとデメリットを把握した上で、ビジネスフォンとFAXの連携を検討してみてくださいね。
