ビジネスフォンの導入を考えているだけどどこに頼めばいいかわからない!ビジネスフォン業者を選ぶポイントとは?

ビジネスフォンを導入しようと考えたときに、迷ってしまうポイントの一つが業者です。機種はオフィスでの使用条件に合うものから絞っていくことができますが、業者は決めるのが難しいもの。

そんなときには、工事するための資格を有している業者なのか、アフターサポートの充実度などいくつかの観点を設けると選びやすくなります。本記事では、ビジネスホンの業者選びのポイントについて解説していきます。

ビジネスフォンの選び方

選び方

まずは以下の3点に気を付けましょう!

ビジネスフォン業者を決める前に、機種についても検討しなければならない…という方も多いでしょう。機種を選ぶ際には、新品なのか中古なのかやスペックといった機種自体や、導入台数などの条件を加味しながら決めていくのが大切です。あらかじめ予算が決まっている場合が多いと思うので、その予算にしたがって選ぶとよいでしょう。ここでは、ビジネスフォンの選び方を3点に分けて整理してきます。

新品と中古、どちらを選ぶべきか

まずは、新品か中古かを検討するのがおすすめです。

新品の場合には、コストがかさむものの耐用年数が長くなるのがメリット。長期間ビジネスフォンを使う場合には、新品のほうがトータルでみてお得になることがあります。国税庁によれば、ビジネスフォンの耐用年数は6年間です。しかし、激しい使い方をしなければそれ以上の寿命になる場合もあります。また、新品を購入すれば最新機種を使うことができるので、最新機種ならではの機能を使うこともできるでしょう。その上、将来の増設時や故障時などに、部品が調達しやすいのもメリット。中古のような型が古い場合には、部品が調達できないこともあるため、新品のほうが安心です。

とはいえ、料金などの関係で中古を選びたいという場合もあるでしょう。もちろん、中古にもメリットがあります。一番のメリットは、価格が新品よりも安いこと。どの年式のものを買うかにもよりますが、半額以下で電話を購入できることもあるようです。また、中古品といっても業者によってはクリーニングを丁寧にしてあります。そのため、中古品ということが気にならないような状態のものもあるようです。そのため、中古品はコストパフォーマンスが高いといえます。

中古品の型落ちが気になるという場合には、「最新機能をどれくらい使うか」ということを考えるのがおすすめです。業務上で使う保留や転送などの機能は、最新機種でなくても利用できることがほとんど。そのため、必要最小限の機能で良い場合には中古品で十分ということもあります。

従業員数と導入台数を検討

次に、従業員と導入台数にあったものを選ぶのがおすすめです。先ほども解説したように、ビジネスフォンの耐用年数は6年とされています。6年間の間に従業員数が増える可能性も見越しておくと安心です。増設可能台数を考えておかないと、将来の増設で手間が増えてしまう場合もあります。そのため、導入台数や増設可能台数に余裕をもたせて選ぶとよいでしょう。

機能とスペックを考える

最後に、機能やスペック面も考えるのがおすすめ。とはいえ、基本的な機能は新品・中古にかかわらず揃っていることがほとんど。そのため、内線や保留、転送などの基本的な機能であれば、とくに機種にこだわる必要はなくなります。

ビジネスフォンの最新の機能としては、スマートフォンと連動をしたものもあります。スマートフォンで内線電話を受け取れたり、外線を受けられる機種がついてる機種もあるようです。そのため、外勤の従業員が多い場合などに業務効率化を図ることができるでしょう。このような最新機能を使える機種は限られています。最新機能を使いたい場合には、スペック面も含めて確認しておくとよいでしょう。

ビジネスフォン導入のための業者選びのポイント

業者

トラブル回避のため、業者は慎重に選びましょう!

本記事の本題である、業者の選び方にうつります。「ビジネスフォン業者はどこも同じ」、「よくわからないから、営業にきてくれたところに発注しよう」などと安易に考えると、導入時にトラブルになりかねません。とくにビジネスフォンは社内と社外どちらにも影響のある機器なので、工事内容や資格保持の有無などを含めて、信頼できると考えたところに依頼しましょう。ここでは、業者選びのポイントを4点紹介します。

工事内容やプランの詳細を説明してくれるか

電話工事は、配線や設置などさまざまな工程から成り立っています。そのため、何度か工事の経験がないと、具体的なイメージはしにくいものです。そんなときに質問に対して明確に答えてくれる業者を選ぶのがおすすめ。電話工事の素人にもわかりやすいように説明をしてくれる業者はサービスに自信があることも多く安心です。

また、工事工程に加えてプランもわかりにくい場合があります。そんなときにも、きちんとした説明をしてくれる業者を選ぶのがおすすめ。逆に、説明が少ない業者の場合には、「何か裏があるかもしれない」と考えるのが良いでしょう。

資格を有している信頼できる業者であるか

電話工事を行う場合には、「工事担任者」という資格があることが必須です。この資格は、ビジネスフォンと実際の回線をつないでいくための国家資格。工事担任者の中でも複数の種類をとることではじめて、ビジネスフォンなどの大規模な工事をすることができます。そのため、工事担任者の資格をもっている業者かを確認するのがおすすめです。

もちろん、工事業者として活動しているのでほとんどの場合は資格を持っているようですが、中には持っていない業者もあるようです。そのような業者に依頼してしまうと、回線が落ちてしまうなどのトラブルにもなりかねません。顧客と従業員、従業員同士をつなぐ役割でもある電話回線の設置は、資格保持者に任せるのが安心です。

複数社から見積もりを取る

電話工事行う際には、必ず複数社から見積もりを取るのがおすすめです。そうすることで、工事の相場がわかります。電話工事はあまり経験がないことが多いために相場がつかみにくいもの。できる限り複数社から見積もりをとるとよいでしょう。

また、料金だけでなく工事項目にも着目するのがおすすめです。たとえば3社の見積もりをとったときに、3社ともに入っている工事項目は必須のものと考えられます。一方、1社にしか入っていない工事項目がある場合には、その項目が必須ではない可能性もあるでしょう。その場合には業者に問い合わせて、なぜその項目が必要なのかを確認することができます。必須な項目でない場合には、見積もり額が下がる可能性もあるでしょう。

口コミをチェックする

業者の口コミを調べるのも、業者を選ぶ際のコツです。インターネット上で業者名を検索すると、口コミがのっている場合があります。また、SNSなどにも業者の口コミがのっていることもあるでしょう。インターネット上の口コミは100%信用できるものではありませんが、貴重な情報です。あまりにも悪い口コミが多い場合には、その業者には依頼しないほうが安心でしょう。

また、口コミはインターネット上だけではなくオフライン上で収集するのもおすすめ。取引先やオフィスを移転したばかりの会社とのつながりがある場合には、どんな業者に依頼したのかなどを確認してみるとよいでしょう。生の情報が聞けるので、業者選びの参考にできます。

口コミのほかにも、業者の施工事例がサイト上に掲載してある場合があります。そこからでは良し悪しは判断できないことが多いですが、参考までに見てみるのもよいでしょう。

ビジネスフォン導入を失敗しないために

サポート

ここだけは注意!導入する際の確認事項!

最後に、ビジネスホン導入の注意点について紹介します。導入後にトラブルがあったときや、電話機が故障したときなど、工事後のサポートについても考えておくと安心です。そのため、ここでは失敗しないためのこつを2つ紹介するので、参考にしてください。

アフターサポートがしっかりしている業者を選ぶ

ビジネスホンを導入して終わりという業者はおすすめしません。その場合には、導入後のトラブルに対応してもらえない可能性があるからです。もちろん、ビジネスフォンに詳しい従業員がいてすべて対応できるという場合には、アフターサポートは不要でしょう。しかし、ほとんどの場合にはビジネスホンの知識がない場合や、トラブルの対処に時間を割けないということが多いでしょう。そのため、できるだけアフターサポートがしっかりとしている業者を選ぶのがおすすめです。

機器の使い方や調子が悪い時に、気軽に相談できる業者を選ぶと安心。また、機器が故障してしまったときには、素早く対応してくれる業者を選ぶのがよいでしょう。長い期間ビジネスホンがない状態だと、業務に大きな支障があったり、効率がさがってしまいます。そんな事態を防ぐためにも、アフターサポートの内容を導入前に確認しておくと失敗が少ないでしょう。

保守内容やメンテナンスの有無を確認する

メンテナンスの頻度や保守内容についてもよく確認しておくのがおすすめ。ビジネスフォンは何かと使用頻度が多いもの。そのため、定期的なメンテナンスがある業者に任せると安心です。トラブルを事前に回避してくれたり、部品の消耗などを見極めて対応してもらえるでしょう。

また、保守の内容は業者によって差があります。そのため、契約前に保守内容についてもよく確認しておくとよいでしょう。ビジネスホンは頑丈なために、保守の契約を結ばない業者もあるようです。そんな場合には、アフターサポートの体制をよく確認しておくことで、失敗を防げるでしょう。

まとめ

ビジネスフォンは、耐用年数も長く買い換える頻度もなかなか多くありません。そのため、設置台数や増設可能な台数については、5~6年以上先のことも考えておくと安心です。工事業者は、わからない項目がある場合に気軽に聞ける関係性のところを選ぶとトラブルが少なくなります。導入まで時間がないという場合でも、複数業者の見積もりをとり話を聞くことが大切です。

また、導入後のアフターサポートまで考えておくとさらに安心。なにかあったときにすぐに駆けつけてくれるのか、営業所や支店は自社のそばにあるのかなどについても確認しておくとよいでしょう。