ビジネスホンでも留守番電話機能は使える?どんな留守番電話機能があるの?

不在時にメッセージを残すことができる留守番電話機能。留守番電話機能があると、大切な会話を聞き逃さすことが少なくなります。オフィスにおいても、取引先や他のオフィスからのメッセージを残すために不可欠です。

家庭用電話機だけでなく、ビジネスホンでも留守番電話機能を使うことができます。メッセージを残す以外にも、いくつかの留守番電話機能もあり、オフィスでの電話応対に役立ちます。本記事では、ビジネスホンの留守番電話機能について、機能の種類やメリットを解説していきます。

 

留守番電話は大きく分けて3つの種類がある

留守番電話

3タイプの留守番電話

留守番電話機能と一口に言っても、いくつかの種類があります。主な留守番電話は、電話機自体についているもの、主装置を使うもの、専用装置を使うものの3つがあります。

種類によって、オフィスのビジネスホンに留守番電話機能を利用する時に、導入のしやすさが変わります。ビジネスホンの導入をイメージしながら、留守番電話の種類を解説していきます。

 

電話機自体に留守番機能がついているもの

留守番電話機能が電話機自体についているビジネスホンがあります。留守番電話装置の設置や主装置に留守番電話機能を付与しなくても、留守番電話機能を利用することができます。ビジネスホンを用意するだけでよいため、留守番電話環境を整えるために、工事などが必要なく、導入がしやすいです。

留守番電話機能付のビジネスホンは、部署専用や個人専用として、メッセージを残すことができます。担当者によって、すぐ確認できるため、業務の引き継ぎなどに役立ちます。メッセージを残っていても気づかないことを防ぐことができます。

 

主装置(PBX)で特定の電話機に留守番機能を付与する

ビジネスホンを利用するために必要な主装置・PBXに、留守番電話機能を付与するのも方法のひとつです。ビジネスホン自体に留守番電話機能のない場合、主装置・PBXで機能を付与する必要があります。

ビジネスホンは、主装置と主装置に組み込むユニットで、利用できる機能が決まります。主装置に留守番電話ユニットを組み込むと、留守番電話機能が付与されます。

主装置・PBXで付与する留守番電話機能は、録音時間が長く、録音以外にも通話録音なども利用できます。メッセージによる業務引き継ぎだけでなく、通話録音機能で電話応対の向上に活用でき、活用の仕方が豊富です。留守番メッセージ以外にも、機能を付けたいという方は、主装置・PBXへの通話録音機能の付与を検討してみましょう。

 

留守番専用の装置を取り付ける

留守番専用の装置を取り付けても、留守番電話機能を付与することができます。留守番電話専用の装置は、ビジネスホンの主装置を経由して、留守番電話を可能にします。

留守番電話専用装置は、フラッシュメモリーを使って、メッセージが録音されます。装置の操作で、メッセージの巻き戻しや早送り、一時停止などもでき、簡単操作で留守番電話機能を使うことができます。主装置に付与した留守番電話機能と違い、装置自体で機能を操作できるのが特徴のひとつです。

他にも、留守番電話が登録された場合に、登録した連絡先を呼出する機能もあります。担当者を呼出し、いち早くメッセージに対応できるため、大切な電話を逃さずに済みます。

 

ビジネスホンの留守番電話には様々な機能がある

機能

便利な機能を持つビジネスホンの留守番電話!

留守番電話機能というと、不在着信にメッセージを残すという機能が思い浮かぶでしょう。留守番メッセージを残すだけでなく、留守番電話機能には、さまざまな機能があります。オフィスでのビジネスホン利用に便利なため、主な機能を把握しておきましょう。

 

広く使われているのは留守録音機能

ビジネスホンだけでなく、家庭用電話機でも広く使われているのが、留守録音機能です。留守時にかかってきた着信に応答メッセージを流し、伝言メッセージを録音しておくことができます。録音されたメッセージを再生することで、要件の確認をします。

なじみのある留守番電話機能ですが、ビジネスホンではより多くの留守録音データを残すことができます。10秒~30分のメッセージに対応し、最大2,000件登録できる主装置・ユニットや最大120分録音できる留守番電話専用装置があります。

留守番電話機能の中でも重要な機能であるため、ビジネスホンに付与する際は、電話の稼働率などに合わせて、電話機自体に機能がある電話機を導入するかなど、最適な留守番電話機能の付与を行いましょう。

 

応答専用機能で営業時間を自動でお知らせ

留守番電話の応答専用機能は、営業終了後の着信に対して、自動でメッセージを流すことができます。営業時間や休日などを自動応答メッセージで相手に伝えます。営業時間外であることがわかり、スムーズに留守番電話を促すことができます。休日がいつまでかわかれば、緊急の電話の場合、担当者に直接電話するという選択もとりやすくなるでしょう。

留守番電話機能によっては、応答メッセージを自分で登録することもできます。部署や個人専用のビジネスホンの場合は、相手に伝えたいメッセージが異なることもあります。伝えたい内容を登録することで、相手はメッセージを残しやすくします。

 

タイマー機能で営業時間外は自動的に留守番機能が働く

留守番電話のタイマー機能も非常に便利です。タイマー機能で時間を設定すると、設定した時間から留守番電話に切り替わります。営業時間外になる度に設定する手間なく、確実に留守メッセージを受け取ることができます。お昼休みに電話を受け付けていない場合も、タイマー機能で自動で留守番電話に切り替えられます。

タイマー機能には、年間タイマー機能もあります。年間スケジュールで営業時間外だけでなく、休日を設定することで、休日に留守番電話に自動で切り替わります。休日前に留守番電話機能を設定し忘れて、緊急の連絡を受け取れないことなどを防ぐことができます。

 

留守番電話を利用する3つのメリット

メリット

ビジネスに欠かせない3つの留守番電話機能!

留守番電話機能は、オフィス利用において、欠かせない機能です。不在時に大切な電話をがかかってくることもあるでしょう。ビジネスチャンスを逃さないだけでなく、通話料金に対しても、節約効果があります。留守番電話を利用する3つのメリットを詳しく見ていきましょう。

 

メッセージを残してもらうことで大事なビジネスチャンスを逃さない!

留守番電話機能を電話機や主装置で設定することで、不在時もメッセージを残してもらうことができます。営業時間外や休日でも、応答専用機能・タイマー機能を利用し、メッセージを残してもらうよう促せます。

オフィスやお店などは、営業時間外にビジネスに関わる着信がくることもあります。留守番電話がなければ、他の会社やお店にビジネスチャンスが流れることもあるでしょう。メッセージがあれば、後日折り返し電話でき、ビジネスチャンスを逃さず、掴むことができます。

また、ビジネスに関わって、主装置に留守番電話機能を付与する場合に、同時に付与できることもある通話録音機能が便利です。通話録音機能で、大切な通話を録音することで、聞き逃すことなく電話応対できます。

通話録音機能は、電話応対のオペレーション教育やクレーム防止、不正な発言の予防など、ビジネス面でメリットが多くあります。留守番電話機能と通話録音機能を駆使することで、幅広いビジネスチャンスを掴むことができるでしょう。

 

通話料金を節約することができる

通常の留守番電話サービスは、留守番電話を再生する際に、通話時間に合わせた通話料金がかかってしまいます。留守番電話を利用する機会の多いオフィスでは、再生の度に通話料金がかかり、コストが気になるところです。

留守番電話機能を利用すると、伝言メッセージは、ビジネスホン内や留守番電話専用装置・主装置内に録音データとして保存されます。通話ではなく、データを再生するため、通話料金は発生しません。留守番電話サービスでかかっていた経費を節約することができます。

メッセージを数回確認したり、メッセージをオペレーション教育などに利用したりする時にも、無駄な通話料金がかかりません。ただ、主装置や留守番電話専用装置には、記録できるデータの件数が限られています。

データを記録しすぎてしまうと、メッセージを残せなくなります。主装置の場合は管理画面、留守番電話専用装置の場合は直接操作で、定期的にデータを整理しておくことが大切です。

 

同時に複数の電話がかかってきても留守電に残すことができる

留守番電話機能を使いたい場面は、不在時だけではありません。既に電話に出ている時に、電話がかかってきて、対応できる人がいない時にも役立ちます。

ワンタッチ留守電というワンタッチで留守番電話に切り替えることができる機能が便利です。着信に対して、ボタンを押すことで、相手側に応答メッセージが流れ、通話中でも伝言を促すことができます。

留守番電話につなげずに、コールが続くと、相手側にとっては何で電話に出られないのか不信に思うでしょう。かけなおしてもつながらない場合は、対応の悪さを感じるかもしれません。スムーズに留守番電話につなぐことで、不快に思うことなく、電話応対することができます。

 

まとめ

ビジネスホンでも、留守番電話機能を使うことができます。留守番電話には、電話機自体についているもの、主装置・PBXに付与するもの、留守番電話専用装置の3つがあります。

留守番電話機能を使うことで、ビジネスの電話を逃さず、通話料金の節約にもつながります。他にも応答専用機能やタイマー機能など、さまざまな機能があります。留守番電話機能によって、ビジネスの連絡を逃さず、スムーズな電話応対にもつながるため、オフィスのビジネスホンへの留守番電話機能の導入を検討してみましょう。