ビジネスホンにもIP電話ってあるの?最新のビジネスフォン工事事情とは?

ビジネスホンを利用するためには、回線をつなぐことが必要です。ビジネスホンの回線には、IP電話・ISDN回線といったデジタル回線やひかり電話といった回線があります。特にIP電話は、ネット回線を利用してビジネスホンをつなげるサービスであり、コストや接続の面で便利です。

本記事では、ビジネスホンにおけるIP電話について、一般電話機との違いや機能などを解説していきます。IP電話って何?というオフィスワーカーの方も、特徴を知り、ビジネスホンのIP電話導入を検討してみましょう。

 

ビジネスホン工事におけるIP電話とは?

電話回線

主流となったIP電話を使ったビジネスホン

ビジネスホン工事では、電話回線の種類を選択し、手配・工事をします。主な電話回線・サービスには、アナログ回線・IP電話・ISDN回線・ひかり回線があります。IP電話は、デジタル回線のひとつで、音声をデータ化して通話することができるサービスです。まずIP電話とは何かから見ていきましょう。

 

これまでは一般電話機(レガシー)と呼ばれるものが主流だった

現在、ビジネスホンにはIP電話やひかり電話を利用することも増えてきましたが、これまでは、レガシーと呼ばれる一般電話機が主流でした。現在も使われることが多く、一般的なビジネスホンのタイプと言えるでしょう。

レガシーには、アナログ回線やISDN回線を使用しています。アナログ回線は、ひとつの回線で1着信の回線で、家庭用電話機にも使用されます。大規模なオフィスには不向きですが、電話のやり取りの少ないオフィスでは利用する場合もあります。

ISDN回線は、主装置を介して、ビジネスホンの利用を可能にする回線です。主装置なしでは、発着信などの信号を変換できません。一般的なビジネスホン設備は、主装置によって、発着信の分配、保留・転送を行うため、なじみのあるレガシー回線でしょう。

 

現在は社内LANと統合することのできるIP電話機が流行り!

現在は、レガシー回線を使用した一般電話機よりも、IP電話機が利用されるようになってきています。IP電話とは、レガシーとは異なり、インターネット回線を利用することによって、通話に関わるデータをパケット通信でやりとりすることができます。

レガシーでは、インターネット環境とは別に、ビジネスホン環境を整える必要がありますが、IP電話機は、社内のインターネット環境と統合することが可能です。

インターネット通信を活用することで、主装置を使用せず、クラウド上でビジネスホンの機能を利用することもできます。主装置や交換器を設置する必要がなく、外部からクラウドにアクセスことも可能になり、利便性が高くなります。

レガシーよりも通信コストが低いこともメリットにあり、IP電話をオフィスに導入することが増えています。

 

IP電話機と一般電話機との違いは?

IP電話機

一般電話機とは異なるIP電話機

IP電話機と一般電話機は、回線数や通信方法だけでなく、設備面にも違いがあります。ケーブルや配線方法、給電方法などが主な違いです。違いを理解して、ビジネスホン工事にともなう設備などをイメージしておきましょう。

 

配線するケーブルが違う

IP電話機と一般電話機では、配線に使用するケーブルが異なります。IP電話機は、インターネット回線にも利用するLANケーブルを配線に利用します。LANケーブル接続によって、外線や内線、拠点間の専用回線を利用できるようにします。

一般電話機は、電話のみに使われる電話線を使用します。電話線を通して、電力が供給され、電気信号を通信することで、ビジネスホンで通話することができます。

 

配線方法が違う

配線ケーブルだけでなく、配線方法にも違いがあります。IP電話機は、LANケーブルを使って、電話機とモデム、IP電話アダプタをつなぎ、電力を供給するモジュラージャックに接続します。インターネット通信を利用するため、間にモデムとの接続が必要です。

一般電話機は、電話機と電話線差込口を電話線で接続することで、利用できるようになります。電話線差込口から保安器を通して、電話網につながり、通話ができるという仕組みです。電話機と電話線のみで接続ができるため、屋内配線では機器を中継することはありません。

 

IP電話機は給電が必要な場合がある

IP電話機は、配線設備によって、電力の供給が必要な場合もあります。

IP電話機のLANケーブルは、スイッチングハブという機器に接続します。複数の接続口があり、複数のビジネスホンの接続を集約することができます。

スイッチングハブには、PoEという機能があるタイプとないタイプがあります。PoEは、電力とインターネット通信両方を供給できる設備です。

PoE機能がないスイッチングハブは、インターネット通信のみを供給するため、別途電源が必要になります。

一方、PoE機能があるスイッチングハブは、電力とインターネット通信両方をハブによって、供給することができ、電源は必要ありません。

PoE機能のあるスイッチングハブは、コンセントがない場所で利用でき、配線が混雑しない、コンセントの工事が必要ないなどのメリットがあります。

オフィスの最適な場所にコンセントがない、コンセントを新設しにくいという場合に、PoE機能付きのスイッチングハブがおすすめです。

 

IP電話機の便利な機能とは?IP電話機の3つのメリット

便利なIP電話機

ビジネスホンにIP電話機を導入する理由

IP電話機には、一般電話機にはないメリットがあります。インターネット通信を活用するため、高機能なシステムも搭載しています。接続や内線番号の引き継ぎなどのメリットをご紹介します。IP電話機の導入の検討に役立ててみましょう。

 

パソコンとIP電話機を1本のLANケーブルで接続できる

IP電話機には、LANケーブルの差込口がふたつついています。ふたつのLANケーブル差込口はそれぞれ、スイッチングハブと接続するための差込口、パソコンと接続するための差込口です。

1本のLANケーブルで、IP電話機とパソコンをつなぐことができ、どちらもインターネット回線を利用できます。

IP電話機とパソコンのインターネット環境を統合することは、配線管理や工事によいメリットを与えます。配線管理については、電話機とパソコンをそれぞれ接続する場合に比べて、配線が少なくなり、すっきりとまとめることができます。

LANケーブルがごちゃごちゃすると、見た目が悪いだけでなく、インターネット回線の不具合が起きる場合もあります。ケーブルが劣化したり、差込が緩くなったりするなどによって、通信に影響が出てしまいます。パソコンとIP電話機両方が一時的に利用できなくなることを防ぐために、インターネット環境の統合は効果的です。

配線工事については、オフィスのレイアウト変更の際などに必要になります。配線が入れ組んでいると、適切な配線にするために、工事の手間がかかるでしょう。配線が統合されていると、ケーブルや機器の取り外しがしやすく、レイアウト変更をスムーズに進めることができます。

従業員の入れ替わりが多いオフィスなどで、IP電話機は、増設や場所の変更がしやすいです。

 

座席を移動しても電話機持っていけば内線番号が引き継がれる

一般電話機のように電話線を使用する場合は、電話線によって内線番号が決まります。電話機を移動すると、接続する電話線も変わるため、内線番号は変わります。

一般電話機に対して、IP電話は、LANケーブルを使用することで、インターネット通信で通話を可能にします。インターネット通信は、IPアドレスというネット上の住所を目印に、通信同士がつながります。

IP電話は、IPアドレスを電話機ごとに設定することができ、IPアドレスと内線番号が結びついているため、違う場所のLANケーブルに電話機を接続しても、同じ内線番号が引き継がれます。

内線番号の引き継ぎは、オフィスでの電話の活用に役立ちます。例えば、その場所でしか確認できない情報を見ながら、内線をしたい時、内線番号が変わらないことで、誰からの内線かがひと目でわかります。担当者を呼ぶ手間や時間をおさえることができるため、業務をスムーズに進められるでしょう。

 

一般電話機よりも高機能なシステムを搭載している

IP電話機は、一般電話機よりも、高機能なシステムを搭載しています。柔軟な転送設定や留守番電話、パソコンとの連携など、インターネット通信を利用して、さまざまな機能を利用することができます。

特に、パソコンとの連携は、LANケーブルを使用するIP電話機ならではの機能です。連携の例として、IP電話機での着信に対して、自動で顧客情報を表示することができます。顧客から電話が多いオフィスでは、電話応対を途切れさせることなく、スムーズに対応ができるようになります。

音声録音をパソコンで自動で行うことも可能です。ビジネスホンの録音は、大切な会話を聞き逃さないことや電話応対の質向上、クレーム防止などに役立ちます。電話機本体で録音操作が必要な場合は、ボタンを押し忘れてしまうこともあるでしょう。録音し忘れることがなく、録音データをしっかりと活用することができます。

 

まとめ

ビジネスホンの回線サービスには、アナログ回線やISDN回線の他に、IP電話もあります。IP電話は、LANケーブルによって、インターネット通信を用いて、音声データをやりとりできるサービスです。

IP電話機は、LANケーブルでインターネット環境とビジネスホン環境を統合できます。配線をすっきりさせることで、配線トラブルを予防します。他にも内線番号がIP電話機自体に割り当てられること、さまざまな機能が搭載されていることもメリットです。

IP電話機は導入する際は、一般電話機と異なる配線方法や給電方法に注意しましょう。一般電話機との違いやIP電話機のメリットを参考に、ビジネスホンにIP電話機を採用するか検討してみましょう。

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