ビジネスホンが故障してしまった!工事業者に修理依頼する前にすべきこととは?

ビジネスホンをオフィスやお店で長く使っていると、ビジネスホンの調子が悪い、壊れてしまったかもということもあるでしょう。ビジネスホンが使えなくなってしまうと、業務やサービスに影響が出てしまいます。

ビジネスホンの故障を疑ったら、まず状況を把握することが大切です。状況に合わせて、対処することで、問題が解決するかもしれません。

今回は、ビジネスホンの故障について、工事業者に修理依頼する前にすべきことをまとめました。修理コストの削減にもつながるため、自力でのチェックに役立ててみましょう。

 

まずは何が使えなくて何が使えるかを確認する

チェック

チェックリスト

ビジネスホンが故障してしまったかもという場合には、いくつかの状況があるはずです。自分の使っていた電話機だけつながらない、オフィス内の機器すべてがつながらないなど、状況が異なるでしょう。

まずは何が使えなくなっているかを、電話機から順にチェックしていきましょう。

 

すべての電話機が使えないのか、特定の電話機が使えないのかをチェック!

まず電話機自体が故障しているか、主装置といった元が故障しているかを特定することが大切です。すべての電話機が使えないのか、特定の電話機が使えないのかをチェックしていきます。

主な故障内容としては、

  • ビジネスホンがつながらない
  • ビジネスホンの液晶が表示されない
  • ビジネスホンの通話中に雑音が入る
  • ビジネスホンの通話が途中で途切れる
  • ビジネスホンが誤作動する
  • 大雨の後に使えなくなった
    などがあります。

すべての電話機が使えない場合は、ビジネスホンの統制する役割を持つ主装置や主装置をつなぐ配線に問題があるかもしれません。インターネット回線も一緒に使用しているオフィスでは、ハブなどのチェックも必要です。

大雨の後にビジネスホンが使えなくなるのは、屋外のビジネスホン設備が濡れることで起きてしまいます。屋外用BOXに配線設備があるオフィスでは、気候の影響も考慮に入れておきましょう。

特定の電話機だけ使うことができない場合は、電話機そのものが故障しているか、配線がつながっていないなどの原因が考えられます。

またコードレスの子機が故障することもあるでしょう。

コードレスの子機の故障内容としては、

  • ビジネスホンの充電ができない
  • ビジネスホンの電波が悪い
  • コードレス子機を使用できない
    などが挙げられます。ビジネスホンが故障している場合は、コードレス子機も合わせてチェックしておきましょう。

主装置と言われる機械の電源がついているかをチェック!

ビジネスホンは、主装置という機器によって、外線・内線や留守番電話などの機能が利用できるようになっています。

すべての電話機を使うことができない場合は、主装置の電源がついていない可能性があります。主装置の電源がついているかチェックが必要です。

電源と合わせて、回線のチェックもしましょう。回線が抜けていたり、緩んでいたりすると、ビジネスホンを使うことができません。

主装置や主装置の回線に接触しやすい環境であれば、電源が切れたり、回線が抜けたりする可能性があるでしょう。原因の特定と合わせて、主装置に影響がでないスペースづくりも検討しておきましょう。

 

インターネットが使えているかをチェック!

ビジネスホンの回線とインターネット回線を、ハブを使ってつないでいる場合は、インターネットが使えているかもチェックしましょう。

インターネットにも不具合が出ている場合は、元となるハブの電源や回線に問題があるかもしれません。インターネットが使えていたら、電話機そのものの故障が疑われます。

ビジネスホン回線を独立して接続していることも多いため、ビジネスホンの接続状況に合わせて、インターネット接続状況に注意しましょう。

 

故障内容に応じた対処法

ビジネスホンの修理

修理している業者

どの電話機が使えないのか、すべての電話機が使えないのかを特定したら、特定した箇所に合わせて、対処していきます。電話機そのものや主装置に合った対処法を実践していきましょう。

 

電話機1台が使えない場合

特定の電話機1台が使えない場合は、まず機ヒモと呼ばれる回線の接続を確認しましょう。機ヒモが抜けていたり、接続が甘かったりした場合は、接続しなおします。一度で直らなかったら、何度か抜き差しして、使えるか確認しましょう。

回線の接続が原因ではなかった場合は、回線自体の故障か電話機そのものの故障が考えられます。使用できている電話機と入れ替えて使えるか試してみましょう。

つながらなかった場合は回線の故障、つながった場合は電話機そのものの故障と予想できます。

回線の故障には、回線の断線やショートなどがあり、回線の交換で済む場合と工事が必要な場合があります。電話機が故障していたならば、電話機の購入で済みますが、購入費用がかかってしまいます。

回線の接続、電話機の入れ替えを順におこない、電話機か回線の問題かを判断し、対処しましょう。

コードレス機が故障した場合は、機器の修理だけでなく、コードレスで使えるように、再設定が必要です。修理費用や交換費用と合わせて、設定費用も必要になるでしょう。

 

電話機複数台が使えない場合

特定の電話機1台ではなく、複数の電話機が使えない場合は、主装置やひかり回線を使用するための装置であるONUに問題があるかもしれません。オフィス全体や部署、チームなどの複数台に不具合が起きている場合は、まず主装置やONUの接続を確認します。

回線がつながっていても、電話機を利用できない場合は、主装置やONUを再起動してみましょう。再起動しても、電話機がつながらなければ、主装置やONUが故障している可能性が高いです。

主装置の故障は、主装置本体だけでなく、外線や内線などの機能を担う基盤が故障していることもあります。故障内容がわかっていると、もし修理になった場合に、原因を特定しやすく、工事業者の作業がスムーズになるでしょう。どの機能が使えないかを把握しておくと良いです。

LANケーブルで接続するIP電話を使用しているオフィスでは、ハブの電源もチェックしておきましょう。ハブに電源が入っているか、ハブに電源を供給できているかを確認します。

LANケーブルの差し間違えは、回線の混乱を引き起こすこともあるため、しっかりビジネスホンそれぞれに接続できているかも重要です。

複数の電話機自体がそれぞれ故障するという可能性もありますが、複数台の電話機が使えない場合は、ほとんど主装置やONU、ハブの故障と予想できます。

 

それでもやっぱりだめだった…工事業者に修理の連絡…とその前に!

修理

ビジネスホンを修理している業者

特定の電話機、主装置・ONUをチェックしても改善しなかったら、もう工事業者に頼むしかないと諦めてしまうかもしれません。一度修理の連絡を我慢して、最終チェックをしましょう!

料金の支払いやコンセントなど、別の原因が見つかるかもしれません。それでもだめだったら、最終手段として修理を依頼しましょう。

 

光回線の料金の支払いに滞りがないか

ビジネスホンに光回線を利用している場合は、光回線の料金支払いを確認しておきましょう。光回線は月額料金であるため、オフィス開設当初や支払い日付近の忙しさで、支払いを忘れていることもあるかもしれません。

支払いが滞っていれば、ビジネスホンが使えない原因となるため、支払いを済ませ、通常通り使うことができるようになるはずです。

 

主装置が繋がっているコンセントが活きているか

複数台の電話機が使えない場合には、主装置の電源や回線をチェックします。どうしてもつながらなければ、最後にコンセントに問題ないかをチェックしましょう。

主装置が故障しているのか、コンセントが故障しているのかを判断するために、他の機器を接続して確認します。他の機器も使用できなければ、コンセントの故障が考えられます。

コンセントが故障していると、電力を供給できず、ビジネスホンを使うことができません。コンセントの修理を依頼する必要があります。

 

ここまで確認してだめなら工事業者へ連絡をしましょう!

特定の電話や主装置のチェック・対処を実行した、光回線の料金も払っている、コンセントも問題ないとわかっても、使用できなければ、工事業者への修理依頼をしましょう!費用がかかるからといって、自力でなおそうとして、悪化する可能性もあるため、業者依頼が最善の方法です。

ビジネスホンには、1年間のメーカー保証がついている場合もあります。保証期間内であれば、無償で修理・交換をすることができます。保証期間外であれば、修理費用がかかります。

ビジネスホンなどを提供するOFFICE110によると、特定の電話機が故障している場合は、1台につき3,000円~5,000円、主装置などの故障には作業員の派遣などを必要とし、25,000円~30,000円がかかるとしています。

修理費用をおさえたい場合は、修理費用の見積もりを複数の工事業者に依頼するのも方法の一つです。より安く修理できる工事業者を選びましょう。

ビジネスホンの修理を依頼する時は、代替機の有無の確認も欠かせません。ビジネスホンが全くない期間があると、業務に支障が出てしまうでしょう。修理期間に代替機を手配できるか確認しましょう。

修理期間についても気になる部分です。工事業者や故障内容など状況にも影響されますが、2営業日から10営業日が目安と言えるでしょう。

工事だけであれば、数日の修理期間でできる場合が多いようです。ビジネスホンや主装置の交換が必要であれば、本体の発注など時間がかかることになります。代替機を使用する期間の目安などの参考に、把握しておきましょう。

 

まとめ

ビジネスホンが故障してしまったかもという場合は、工事業者に修理依頼する前に、原因をチェックしましょう。

主なチェックポイントと対処法は、

  • 特定の電話機が使えない:機ヒモの接続や電話機を入れ替えてチェック
  • 複数の電話機が使えない:主装置やONU、インターネット接続を確認
    となっています。

光回線の支払い、コンセントも最終チェックのポイントです。状況の把握、一通りのチェックをしてもダメだった場合には、工事業者に依頼するようにしましょう。

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