ビジネスホンって何!?ビジネスホンの新設や増設工事に必要な知識とは?

ビジネスホンは、会社やお店にかかってくる電話に対応できる業務用の電話機です。外線と内線を共有でき、複数の電話を効率よく処理することができます。

本記事では、まずビジネスホンとは何かを解説していきます。次にビジネスホンの新設や増設について必要な知識をご紹介していきます。

 

ビジネスホンってどんなものなの?

ビジネスホンとは

ビジネスホンって何?

ビジネスホンとは何かをまず解説していきます。会社やお店にあるビジネスホンと家庭用電話機の違いを知ることで、ビジネスホンの特徴が見えてきます。

ビジネスホンの特徴、家庭用電話機との違い、メリット・デメリットに注目して見ていきましょう。

 

ビジネスホンの特徴

ビジネスホンは、複数の回線での通話を可能にする業務用電話機です。主装置によって、回線を複数のビジネスホンに分配します。

着信に対して、どのビジネスホンでもとることができ、遠くで鳴っている電話を取りに行く必要もなくなります。発信についても、複数の外線があるため、複数のビジネスホンで同時に発信することができます。

またビジネスホン同士の内線も可能であるため、一度通話を保留にし、担当者につなぐということも可能にします。

社長室や管理職の席、チームごとなど、オフィスにいくつかのビジネスホンを置くことで、担当者が素早く電話をとったり、内線でスムーズに電話を取り次ぐことができるようになります。

企業間だけでなく、個人の顧客から電話がくる業種のオフィスにも欠かせません。会社やお店にかかってくる電話を効率よく処理するために、欠かせないオフィスアイテムです。

 

ビジネスホンと家庭用電話機の違い

ビジネスホンは、主装置を通して、複数の回線をつなぐことができます。ビジネスホンそれぞれでの外線、ビジネス同士の内線を可能にします。

ビジネスホンに対して、家庭用電話機は1台に1回線です。電話をしている間は、着信・発信ができません。転送機能などもなく、一度に複数の通話をしたい場合には不便です。

家庭用電話機は、複数の電話を発着信することが想定されていないため、オフィスやお店には向きません。

会社やお店で電話を利用する場合は、複数の着信・発信に対応できるように、ビジネスホンの導入が欠かせないでしょう。

 

ビジネスホンのメリット・デメリット

ビジネスホンのメリットには、業務の効率化、通話料金の節約が挙げられます。

ビジネスホンは、複数の回線を同時に使うことができるため、電話が終わるのを待つことなく、同時に外線に対応することができます。

また対応したビジネスホンに内線をつなぐことができ、スムーズなお問い合わせ対応、担当者への取次を可能にし、業務効率化を実現します。

通話料金の節約にも、複数回線が役立ちます。会社の電話1台1台を家庭用電話機で利用していると、1回線ごとに通話料金がかかってしまいます。

ビジネスホンでは、主装置を通すことで、回線数をおさえて、同時通話を可能にします。これまで外線から外線でつないでいた電話も内線にでき、通話料金を節約することができます。

ビジネスホンのデメリットには、導入や維持にかかるコスト・手間が挙げられます。導入にあたっての初期費用や社員の増減に合わせた増設などにコストがかかります。

主装置や配線の維持・管理にも手間がかかり、オフィス移転やレイアウト変更などをする際にも注意が必要です。

他にも従来のビジネスホンは、通話に特化しているため、PCやスマートフォンとの連動が難しいなどもデメリットと言えるでしょう。

デメリットを理解した上で、業務効率化、通話料金の節約などのために、導入を検討する必要があります。

 

ビジネスホンの新設工事にはどんな工程があるの?

工事工程

新設工事に必要な工程

オフィス新設や店舗開店に合わせて、ビジネスホンを新設するためには、新設工事が必要です。新設工事にいくつか工程があるため、依頼する前に工程を知っておきましょう。

 

実際に工事をする現場での事前調査

ビジネスホンを新設する前には、新設工事を行うための事前調査があります。

具体的な流れとしては、

  • 問い合わせ
  • ヒアリング
  • 現場の下見
  • ビジネスホンの設置位置の決定
  • 見積もり、スケジュールの決定
    となります。

電話回線の手配、電話番号の取得は、業者に代行してもらうことができます。現場での事前調査などを済ませた上で、工事内容が決定し、機器の設置へと進んでいきます。

ー主装置から各電話機までの配線作業
新設工事は、配線作業から始まります。主装置から各ビジネスホンまでの配線をおこないます。

できるだけ配線が露出しないように、床下に配線するなど、配慮してくれます。露出した配線が切れてしまうなどのトラブルを事前に防ぎます。

電話回線の引き込みは、電話回線工事業者によっておこなわれます。配線工事、電話回線の引き込みが完了した後に、電話機の設置作業に移っていきます。

 

電話機の設置や主装置の設定作業

配線作業の完了後、主装置の設定をおこないます。各ビジネスホンを設置し、回線を接続し、1台ずつの設定に移っていきます。

設定の段階で、外線設定や内線設定、保留機能、転送機能、留守電機能などの機能が設定されます。ビジネスホンが機能するか動作確認をおこない、新設工事は完了です。

新設工事だけでなく、増設工事についても確認しておきましょう。社員が増えた際などには、増設が必要になります。基本的には、新設工事の流れと同じです。

異なる点としては、下見の段階で、ビジネスホンの設置状況の確認・増設可能かどうかの診断をおこないます。増設可能であれば、増設計画に合わせて、設置・設定をおこない、増設工事が完了します。

 

ビジネスホンを新設するにはどうすればいい?

計画

プランを考えるには

ビジネスホンを新設するためには、ビジネスホンの設置計画を立てること、業者に依頼することが必要です。その他にも、光回線の手配なども検討しておくと良いでしょう。ビジネスホン新設に向けた準備をご紹介していきます。

 

ビジネスホンを設置するためのプランを立てる

まずビジネスホンを設置するためのプランを立てましょう。新設工事のヒアリングや下見段階でプランが決まっていると、スムーズにビジネスホンを新設することができます。

まず決めたいのは、ビジネスホンの設置台数・回線数です。オフィスの広さや従業員の数などから、必要なビジネスホンの台数・回線数を決めます。必ずしも従業員数とイコールではありません。

電話の多い部署やチーム、電話をつなぐ回数の多い担当者などから、必要な台数・回線数を決めていきましょう。オフィスレイアウトによっては、コードレス機を利用することも可能です。

ビジネスホンをより効果的に活用するためには、機能設定の検討も欠かせません。外線や内線以外にも、ビジネスホンには多くの機能があります。主な機能としては、

  • 外線手動転送:会社にかかってきた電話を従業員の携帯電話につなぐ
  • 留守番電話:とれなかった電話を後から確認できる
  • 録音:大切な電話を保存しておく
  • IVR:音声ガイダンスを流して、外線を誘導する
  • セキュリティ:不審者を感知し、自動で通報する
    などの機能が挙げられます。

業務中営業などで外出する社員が多い場合や部署が多く電話を誘導し取り次ぎの手間を省きたい場合などに合わせて、機能についてもあらかじめ検討しておきましょう。

 

専門のビジネスホン工事業者に依頼をする

ビジネスホンを設置するプランをたてたら、ビジネスホン工事業者に依頼をしましょう。ビジネスホン工事業者は多くあり、依頼先選びを慎重におこなう必要があります。中には、無資格でおこなっている工事業者も存在しているようです。

信頼できる専門のビジネスホン工事業者の選び方としては、

  • 「工事担当者」資格を有しているか
  • 見積もりが明確か
  • 工程が省かれていないか
  • アフターフォローが充実しているか
    に注目しましょう。

資格があることは大前提です。見積もりは、何にどれくらい費用がかかっているかが一目でわかるかに注意しましょう。

現場の事前調査やヒアリングなどがしっかりおこなわれているのか、新設・増設工事後のフォローは適切かなどもチェックポイントです。

ビジネスホン工事業者を見極めて、信頼できる専門業者に依頼しましょう。

 

ビジネスホンの工事に関する知識を少しでもつける

ビジネスホン工事業者に任せきるのではなく、新設や増設といった工事について知っておきましょう。あらかじめ知っておいたことと異なる作業があれば、確認することもできるでしょう。

特に増設については、知識を入れておく必要があります。社員が増えたり、チーム編成が変わったりした時に、ビジネスホンを増設することになるでしょう。

ビジネスホンは主装置のサイズによって、増設上限があり、上限を超えて増設することができません。増設するためには総替えすることになり、費用がかかってしまいます。

ビジネスホンの工事に関する知識をもとに、設置プランを考えたり、将来的な運用を予想したりすることも必要です。

 

光回線、ひかり電話の手配をお忘れなく!

ビジネスホンには、NTT東日本・西日本が提供する光回線を利用したひかり電話も普及しつつあります。ネットワークを経由した通話を可能にし、通話音質や安定性など質の良い通話を可能にします。

通常のビジネスホンのプランと比べて、基本料金や通話料金が安いため、ビジネスホンの設置において、手配するのがおすすめです。

接続可能な回線数によって、

  • ひかり電話
  • ひかり電話オフィスタイプ
  • ひかり電話オフィスA
    の3つのプランがあります。

オフィスの広さや従業員の数などを考慮して、自社に合ったひかり電話プランを手配しましょう。

 

まとめ

ビジネスホンは、主装置を通して、複数の外線や内線を利用できる業務用電話機です。業務の効率化や通話料の削減にメリットがあります。新設・増設にあたっては、あらかじめ設置プランを計画することが大切です。

工程や増設可能数、ひかり電話などの知識を知っておくことも必要となります。事務所開設などに合わせて、ビジネスホンを導入してみましょう。

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