現在ではビジネスフォンを導入する企業が増えており、人気がじわじわと広がっています。ビジネスフォンは外線と内線を使い分けることできる、一つの契約で複数の番号を使えるなど様々なメリットがありますが、なぜ今需要が高まっているのでしょうか？

今回はビジネスフォンならではの機能を紹介しますので、その性能や企業に必要な理由について詳しく見ていきましょう。

オフィスには必ずビジネスフォンが必要なの？

現状では、一般的なオフィスにはほぼ全てにビジネスフォンが設置されています。企業の担当者の中には、ビジネスフォンにはコストや手間がかかるから、一般用の電話機で対応できないか、そもそも固定の電話を置かなくても良いのではないか、とお考えの方もいるかもしれません。

しかし、基本的にはビジネスフォンは必要になります。特に顧客から頻繁に電話がかかってくる企業なら必須ですので、その理由をお伝えします。

ビジネスシーンでは一般家庭の電話機は役に立たない

企業において、一般家庭の電話機を使うケースはほぼありません。あるとしたら、よほど少人数の企業か、一人社長で自宅で一人で作業しているようなケースくらいでしょう。

しかし、その場合であってもスマホがあれば十分賄えるので、あえて一般家庭用の電話機を使う理由がありません。もともと家に一般家庭用の電話機があって、その電話を仕事にも使うといったくらいしかないかと思います。

ではなぜ一般家庭の電話機が役立たないかというと、番号が一つしか使えない、内線で他の社員に回すことができない、一か所にしか置けない、といったデメリットがあるからです。

さすがにこれだけデメリットがそろえば、一般家庭の電話機がオフィスで使えないことは明白でしょう。

お客様とのやり取り、社内の連携にはビジネスフォンが不可欠

お客様から電話がかかってきた際には、手の空いてる社員がなるべく早く受話器を取る必要があります。一般家庭の電話機だと一個の電話に一個の番号しか割り当てられないので、そのような場合には非常に不便です。また当然ながら他のお客様から電話が来ることもありますので、企業にはビジネスフォンが必要だといってよいでしょう。

さらに一人の社員が電話を受けて、別の担当者に電話を代わる必要があるケースも多いです。その際に内線での転送が使えないと、いちいち電話を受けた場所に社員が行かなければなりません。ビジネスフォンならボタン一つで飛ばせるので、社員が自席で電話を代わることが可能です。

もっとも一人企業など自分だけが電話に出れば問題ない場合では、携帯電話で事足りるのでは？と思われるかもしれません。それは間違いではないのですが、電話をかける側の心理的な問題もあるでしょう。法人の電話番号が携帯の番号だと、はっきり言って電話をかけにくいです。

また信用力にも影響するでしょう。ビジネスフォンを置いていないということは事業を継続する気がないのではないか、何か違法なことをやっていて、利益が出たらさっさと撤退してしまうのではないか、といった邪推も働くかもしれません。取引先や消費者の目線で考えても、電話番号が携帯の番号であることはあまり好ましくないでしょう。

ビジネスフォンの基本的な機能

ビジネスフォンには、一般家庭の電話や携帯電話ではできない多くの機能があります。ここでは、それらについてまとめてご紹介します。

複数の電話番号を一括管理できる

一般家庭の電話機は、一個につき一つしか電話番号を割り当てることができません。一方で、ビジネスフォンなら主装置で複数の番号を一括管理し、どの番号にかかってきたときにも複数の電話端末から受けることが可能です。

サービスごとに電話番号を変えている企業も多いため、主装置で一括管理できると楽ですので必須の機能といえるでしょう。一般家庭の電話機を番号ごとに設置するとなるとかえってお金がかかり、また特定の電話機しか使えなくなるので不便です。またどの電話機にどの番号を割り当てたのかわからなくなるケースもあるでしょう。

社内の部署や個人などで複数の番号を扱うのであれば、なおさらビジネスフォンは必要です。

社内で内線をまわすことができる

ビジネスフォンなら社内で内線をまわすことが可能です。たとえば基本的には社員が自席で電話を取って、内容ごとに担当者に内線でまわすといったことができます。

便利な機能ではありますが、一般家庭の電話機ではできません。なので、企業においては当たり前といえるこの機能を持つビジネスフォンは必要不可欠です。むしろ内線でまわせないのであれば、一般的なオフィスに比べて明らかに不便です。

他にも、録音機能付きのビジネスフォンなどもあります。最近は後から問題が発生するのを防ぐために、自動的に会話内容を録音するビジネスフォンが推奨されているのです。これによって聞き漏らしを防ぐ、不正発言を防止する、コンプライアンスの向上、クレーム抑止、サービス品質向上、などの多くの効果があります。

とりわけ便利なのが、言った言わないの水掛け論トラブルを防ぐことが可能なことです。正当性を証明することができるうえに、無駄な労力やコストを削減することにもつながります。またこういったトラブルやクレームに関しても、企業が有名になればなるほど増える傾向にありますので、先のことを考えれば導入しておくのが無難です。

サービスの品質とは無関係に、名前が売れれば必ずクレーマーが出てきます。実際、多くの著名な企業はクレーム対応の部門を置いていて、トラブル発生時にはこに内線で回して対処するといったことを行っています。

オフィスのビジネスフォン工事をするためにはどうすればいい？

オフィスにはビジネスフォンがほぼ必須であることが分かりましたので、次にビジネスフォンを導入するためにはどのような工事が必要なのかをお伝えします。

まずは利用する環境を確認する（台数や外線の本数など）

オフィスによって、電話機や使う番号の数はまちまちです。そのため、まずは自社のオフィスにどのような環境が必要なのかを確認しなければなりません。

業者はあくまでもビジネスフォンを導入するのが仕事なので、たとえば自社のオフィスに最適な形で導入してください、といった相談をしても最適な対応を期待するのは難しいでしょう。最悪の場合、不要な工事の見積もりをとられるパターンもありえます。

そのため、業者に相談する前に経営コンサルタントや税理士など企業経営のノウハウのある方に、どれくらいの電話機がいるのかアドバイスを求めましょう。それから具体的に番号がいくつ必要で、電話機がいくつ必要、といった数字で業者に依頼するのがおすすめです。

複数の工事見積もりをとる

ビジネスフォンの工事費用は安いものではないので、複数の業者から工事見積もりをとって比較するのが定石です。相場としては、ビジネスフォン1台あたりだいたい数万円~十数万円程度の費用がかかります。また複数の業者に相見積もりを出してもらうと、コストパフォーマンスの良い業者に依頼することができます。

さらに、交渉面でも有利になるメリットもあります。他の業者の見積もり書を提示すれば、交渉時に他の業者はもっと安い価格を提示してくれた内容を主張できます。逆に他の業者から見積もりをとっていないと、知らないのを良いことに高めの金額を提示される可能性がありますので要注意です。

あるいは、先に高めの金額を伝えておいて、何か言われたら価格を下げようと考えている悪質な業者もいるかもしれません。そのため、可能な限り多くの業者から見積もりをとっておいて、価格交渉することをおすすめします。

もっとも、安ければそれで良いのかというとそういうわけではありません。なぜなら、格安な業者に依頼してしまった後に電話回線にトラブルが生じるたときに、対応が遅くなるとリスクが大きくなるからです。ほとんどの業者はトラブル発生時には駆けつけてくれるはずですが、中には対応が遅れるところもありますので、その点は気をつけましょう。

電話が使えないときにも業務は続いているので、この間に損害が発生します。そして、トラブルによる被害額は業者が補填してくれるわけではありません。後から遅れて対処してもらっても、失った損害は戻ってこないのですぐに対応してくれる信用できる業者を選ぶ必要があります。

何万円か節約しても、その代償に業務がストップするのはあまりに割に合わないので、料金の安さの前に業者の信頼性を見極めることが重要です。

ちなみに、ビジネスフォンを設置するためには回線工事と電話設備工事が必要です。もともと通信会社の回線が入っている場合は電話設備工事のみで済みますが、回線がない場合は通信会社の工事も必要になります。電話設備工事の費用だけで考えていると、予定よりも工事費用が高くなるかもしれませんので、覚えておきましょう。

まとめ

ほとんどの企業がビジネスフォンを導入していますので、置かれていない企業は少数派でしょう。これまでの理由から、業務の遂行や安定した企業の成長にはビジネスフォンは必要不可欠です。

その機能性や導入方法についてお伝えしましたので、ビジネスフォンを使いたい企業様はぜひ参考にしてください。